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企業にとってのテレワーク。導入に向けてのポイントは?

コラム

2020.01.19

2020年、なお注目を集め続けるテレワーク

2020年東京オリンピック開催に向け、通勤時の混雑解消を目的に一層注目を集めているテレワーク。
2019年7月22日〜9月6日に開催されたテレワーク・デイズ2019では、テストとして全国で一斉にテレワークが実施され、全国的に導入の準備が進んでいます。

ICTを活用して働く場所や時間を自由に選択できるテレワークは、少子高齢化による労働力減少の対策、ワークライフバランスの実現などを理由に、柔軟な働き方の一つとして期待されているのです。

今回は、企業がテレワークを導入するにあたり、どのようなステップで準備を進めればよいのか、そしてテレワークの注意点を踏まえた上での導入のコツを見ていきましょう。

テレワークで生産性・満足度アップ!採用にも効果あり

「働き方の柔軟性」という面から社員側の目線で語られることの多いテレワークですが、もちろん導入する企業側にもメリットはあります。

〈企業側のテレワーク導入メリット〉

  • 社員のパフォーマンス向上
    満員の通勤電車からの解放、外出先と会社の移動時間の削減などで、作業効率やストレス軽減で生産性が高まります。
  • 従業員満足度アップ
    柔軟な働き方ができる企業であることで、子育てや介護など家庭と両立しながら働く社員の満足度が高まります。
  • 採用ブランディング
    勤務地やワークスタイルに制限されずに採用できることで、優秀な人材の採用に繋がります。

これら以外にも、コスト削減災害時の事業継続の観点からもメリットを挙げることができます。
しかし、こうした「テレワークの良さ」を活かして上手に導入するには、適切なステップや準備が大切です。

テレワーク導入ステップと活用したい5つのITツール

テレワーク導入にあたって、まずは社内でテレワーク導入の「目的・対象業務・対象者」を定めるところからスタートしましょう。
小規模からテレワークを始めて、自社に合うかどうかを検証していくことも大事です。

就業規則やテレワークの個別ルールを策定できれば、実際にテレワークでの業務に必要となるITツールの導入検討も進めていきましょう。
以下のようなツールがあれば、テレワーク社員の働きすぎを防止したり、出社している社員と仕事を進めやすくなったりしますね。

〈テレワークで活用したいITツール〉

  • 勤怠管理システム
  • チャットツール
  • ファイル共有システム
  • Web会議システム

タスク管理ツールITツールの導入予算が足りないという企業でも、ITツール導入経費の一部を補助してくれる「IT導入補助金」をうまく活用して、スムーズなテレワーク運用に備えていきましょう。

事前に知っておきたいテレワークの注意点

慎重に準備を進めたとしても、いざテレワークを運用が始まると様々な課題が出てくる場合もあります。

〈テレワーク導入後の注意点〉

  • 社員間のコミュニケーションの量が減る
  • 仕事の進捗が把握しづらい(評価しづらい)
  • 自分でコントロールして働ける人でないと生産性が下がる
  • 資料やデータの漏洩リスクが高まる
  • テレワークにかかる経費申請・処理が複雑になる

テレワーク導入後に慌てないように、事前に注意したいポイントを知っておくことが大切です。注意点を意識し、あらかじめテレワーク対象者に研修をしたり、マネジメント側の上司に理解を深めてもらうことで、テレワーク導入へのマインド醸成もできます。

事前対策でスムーズな導入を!テレワーク運用のコツ

心構えもさることながら、先ほど確認した注意点は事前に対策することで防ぐこともできます。
出社している社員との雑談ができるチャットを作成したり、極力同じ時間で働きながら成果を出せるように業務を調整したりすることで、コミュニケーション量や仕事の進捗把握のしやすさを担保できます。

その他にも、テレワーク対象者を自律して働ける人だけに限定したり、テレワーク用の予算を事前に割り当てたりして、テレワーク導入が原因でリスク増大や経費処理の煩雑化を招かないようにすることも重要です。

「より働きやすいを考える」がテレワーク導入のポイント

上手なテレワークの導入・運用は、社員のモチベーション向上や業績向上にもつながります。しかし、必ずしもすべての企業にとって「テレワークが最善の策」というわけではありません。

例えば、企業の文化を作っていくフェーズであれば、社員が顔を合わせて仕事したり、いつでもコミュニケーションを取れたりする環境の方が重要になってきます。そのような企業では、実際にテレワークの導入を見送っているケースもあるのです。

まずは「なぜテレワークを導入するのか」「誰にとってのテレワークか」をしっかり検討し、「自社にとってのベストな働き方」を選択していくことが大事と言えます。


ライター:榎本彩花