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テレワークのオンライン会議、成功ための3つのポイント

コラム

2020.03.26

テレワーク成功のカギは「オンライン会議」にあり

テレワークの機会が増える中、いかにオンライン会議・Webミーティングをスムーズに進めるかが、良質なテレワーク環境を築くカギとなっています。最近では無料で使えるツールが増えてきており、Zoomやハングアウト、Skypeなど誰でも簡単に使えるようなオンラインツールも充実しています。
今回はテレワークが注目されている今だからこそ抑えたい、オンラインで会議や打ち合わせ時の「最低限気をつけておきたい3つのポイント」をご紹介します。ぜひ参考にしてみてくださいね。

ポイント1:顔は常に見えるように、カメラはONがマナー

オンライン会議において一番気をつけたいところが、実は「顔が見える状態にする」ことです。電話会議と違って「顔が見える環境」で会議ができるのが、Web会議ツールの特徴。この機能を使わずに顔を見せない状態でのミーティングでは、意味がありません。

発言に対する相手の反応や所感は表情に表れることが多いもの。自分の提案の反応を確認するために、相手の顔色を伺った経験はありませんか?話を聞く側としても、発言の意図や背景を探るときに相手の表情を見て判断することがほとんどです。顔が見えていることは、会議を進める上でとても大事な要素なのです。

そうは言っても、自宅の様子が映ってしまうのは抵抗がある…という場合もありますよね。そんな時は、背景を別の画像に差し替える機能がついている会議ツールもあるので、ぜひ活用してみてください。

ポイント2:マイクは発言時のみON。聞くときはリアクションを

映像は終始見えていた方が円滑なコミュニケーションを促しますが、音声に関しては「発言時のみ」だけがオンライン会議の鉄則です。咳払いやくしゃみ、その他の雑音が全員の耳元で共有されてしまうと、発言者の言葉をかき消してしまったりなど、余計なストレスを与えかねません。
ただし「マイク・オフ」にするということは、聞いている側の声でのリアクションは伝わらないということ。自分の発言ターンではないからと言って表情までオフにしてしまうと、話し手は不安になってしまいます。笑顔で大きく頷く、OKサインを作る、首を傾げるなど、相手の発言に対して「見える」リアクションを意識していきましょう。

ポイント3:ミーティング議事録はみんなで同時に作成する

意外に知られていないかもしれませんが、オンライン会議をスムーズに進める上で共有した議事録をみんなで記入して進めていくことは、とても効果的です。
複数人でリアルタイムに同時更新ができるGoogleドキュメントなどを活用しましょう。

先に議事録を共有しておけば会議中でも話しながら入力できますし、話し合いたい項目からの脱線を防ぐこともできます。また、会議が終わったときに議事録を書き終えられるのも、この「議事録同時作成」のメリットです。
議事録の共有方法としては、リンクを全員に送付するとう基本的な方法に加え、オンライン会議中に画面に映して共有するというやり方もあります。画面共有をすれば全員が同じ箇所を見やすくなるので、誤認識の防止にもつながります。

おまけ:チーム内での「お約束事」を決めておくのも◎

頻繁にオンラインミ-ティングを行う場合、チーム内での「お約束事」を決めておくと、参加者全員が一体感を持って参加しやすくなります。
例えば「お約束」の一例として…

●開始時に、全員が今日の意気込みや進捗状況を話す
●全員で手を振って明るく盛り上げる
●質問があるときには、そっと右手の人差し指を上に向ける
●終了時に全員がカメラの前に手を伸ばして画面を塞いで終了する

などはいかがでしょうか?
「こうしなければいけない」というルールはないので、ぜひチームで“一緒に進めている感覚”を持てるようなルールを考えてみて下さい。特に「質問したい時のポーズ」は、質問することのハードルを下げることにもつながるので、クスッとなるような面白いポーズを設定してみるのもいいかもしれません。
離れたところにいるからこそ、チームならではのルールがあると、チームの一体感を意識しやすくなりますね。

オンライン会議に慣れるまでは早めの準備を!

テレワークが広がると同時に、Web会議やオンライン会議の機会が増えていくことは必至です。ツールを使いこなすことも大事ですが、それ以外にもコミュニケーションの取り方を工夫して、気持ち良くミーティングを進行することが、本来の目的。そのためにも、オンラインだからといって気を抜くことなく、いかに参加者全員で楽しみながらかつ効率的に会議を進められるかを考えていきたいですね。
新しい働き方が求められている今、ぜひオンラインミーティングという新しい会議のあり方にも注目してみてください!


(ライター:榎本彩花)